遅刻を繰り返す社員への初動対応
遅刻を繰り返す社員は職場に悪影響を及ぼすため、速やかに対処する必要がありますが、頭ごなしに叱りつけるだけでは意味がありません。
まずは本人に遅刻の責任があるのかないのかを把握し、その後の対応を考えることが重要です。
本人に責任がない場合
公共交通機関の遅れや事故などが原因の遅刻は、本人に責任はありません。この場合は懲戒処分などの厳しい対処は適切ではないため、余裕をもって出社するよう促す程度にするなど、柔軟に対処しましょう。
本人に責任がある場合
単に寝坊したなど深刻ではない理由の遅刻は、周囲の社員の士気を下げる原因になります。放置すると社内環境に悪影響を及ぼすため、厳しく対処することが大切です。
遅刻を繰り返す社員の特徴
遅刻を繰り返す社員の具体的な特徴を把握しておくと、より適切な対処法がわかります。ここでは、遅刻を繰り返す社員によくみられる特徴を紹介しますので、当てはまるものがないかを確認してみましょう。
時間配分や予測が苦手
遅刻を繰り返す人は、時間配分や予測が苦手という特徴があります。きちんと定時に出社するには、食事や身支度、通勤時間などを逆算して動かなくてはなりません。
しかし、時間配分が苦手な人は「大体これくらいだろう」と大雑把に考えがちで、時間が足りなくなるのです。
また、予測が苦手な人は忘れ物をする、交通機関が遅延するなどのトラブルを想定できず、常にギリギリの時間配分で行動する傾向にあります。そのため、ちょっとしたトラブルが起きただけで時間が足りなくなり、遅刻してしまうのです。
細かいことを気にしない
マイペースで細かいことを気にしないタイプの人は、定時に出社することよりも自分のペースを維持することを優先します。
また、このタイプの人は楽観的な性格であることも多く、注意されても聞き流してしまうため、何度も遅刻を繰り返すケースもあります。
こだわりが強すぎる
こだわりが強すぎるのも、遅刻を繰り返す人の特徴としてあげられます。例えば洋服や髪型、メイクが納得できる仕上がりになるまで家を出られず、家を出る時間が遅くなるなどです。
それだけ時間がかかるなら、もっと早めに起きたら良いと思うかもしれません。しかし、遅刻が多い人は「時間配分が苦手＋こだわりが強い」など、複数の原因が組み合わさっているようです。
遅刻を繰り返す社員にうまく対応するポイント
遅刻を繰り返すのは本人の性格・性質によるところも大きいため、ガミガミと叱りつけても思うような効果は得られないでしょう。
「それならどう対処したら良いのか」とお悩みの方のために、遅刻を繰り返す社員にうまく対応するポイントを解説します。
できるだけ早期に対処する
遅刻を繰り返す社員への対処が遅れると「注意されない＝問題ない」と学習してしまうおそれがあります。できるだけ早く対応することで、遅刻は許されないとの意思を示しましょう。
改善の必要性を明確に示す
遅刻を楽観的に捉えているケースもあるので、改善の必要性を明確に伝えましょう。ただ単に「遅刻してはいけない」というだけでなく、遅刻が企業や同僚にどのような影響があるのかまで詳しく説明することが重要です。
遅刻に関する就業規則を説明する
遅刻に関する就業規則・服務規律について、あらためて説明するのも有効です。罰則や懲戒処分、今後の出世に響くことなども伝えると、「たかが遅刻」という楽観的な考えが変わるでしょう。
プライバシーの保護に留意する
遅刻の理由を無理に聞き出すのは、社員のプライバシー侵害とみなされるおそれがあります。社員との信頼関係が損なわれる可能性もあるので、説明を求める場合でも、どこまでの情報を開示するかは本人に任せましょう。
上の立場から責めるのは避け、社員のプライバシーを尊重した上で対策を考えることが大切です。
目標を設定し、定期的に状況を確認する
遅刻する社員本人に目標を設定させ、自分の意思で改善できるようサポートするのも有効です。「自分で決めた」と思うと、責任感も生まれやすくなります。目標設定後も放置せず定期的に状況を確認して励ますと、より効果が出やすくなるでしょう。
また、褒められるとモチベーションを保ちやすくなるので、社員に変化がみられたらすぐに褒めることが重要です。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムを導入するのもおすすめです。全社員の勤怠の状況をリアルタイムで正確に把握できるシステムがあると、速やかに対処しやすくなります。
始業直後に会議を設定する
「今日は会議がある」と思うと、遅れてはいけない、時間までに準備を済ませなくてはならないという意識が働くものです。
そのため、始業後すぐに会議を設定すると、時間どおりに出社する意欲が高まります。
時間厳守を人事考課に取り入れる
楽観的な人でも、遅刻がマイナスになるとはっきりわかると危機感を感じやすいので、時間厳守を人事考課に取り入れるのも効果的です。
ただし、遅刻には速やかに対処する必要があるので、四半期ごとなど短いスパンの評価項目に追加しましょう。
勤務スケジュールを見直す
朝起きられない、通勤電車が混みやすいなどの原因で遅刻している場合は、勤務スケジュールを見直すのもひとつの方法です。例えば早起きが苦手な人でも、フレックスタイム制を導入して11時出勤にすれば遅刻せずに出社できるかもしれません。
ただし、1人の社員のみ勤務スケジュールを見直すとほかの社員の反発を招くので、全社員が利用できるようにしましょう。
遅刻を繰り返す社員へのNG対応
遅刻を繰り返されるとイライラするかもしれませんが、対応を誤るとハラスメントとみなされるおそれがあります。適切に対処するためにも、遅刻を繰り返す社員へのNG対応を把握しておきましょう。
理由の確認を怠る
遅刻した理由を聞かずに叱るなどすると、人間関係が悪化して業務に悪影響を及ぼす可能性があるため、なぜ遅刻したのかを聞いた上で対処しましょう。ただし、無理に聞き出すようなことはせず、プライバシー保護を厳守することが大切です。
そのまま放置する
注意するのが面倒だからと放置すると、「遅刻しても問題ない」と思われたり、ほかの社員の不満が溜まって社内環境が悪化したりする可能性があります。遅刻には厳正に対処する姿勢を示しましょう。
人前で叱る
遅刻を繰り返す社員が悪いとしても、人前で叱るとハラスメント扱いされるリスクがあります。時間を取って会議室で話すなど配慮を徹底しましょう。
下記の記事にて、部下をうまく叱る方法を解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
懲戒処分を行う際の注意点
再三の注意指導でも勤怠状況が改善されない場合、社内規定に則った「懲戒処分」を検討することになるでしょう。このときも、いくつか注意したいポイントがあります。
注意指導記録を確認する
懲戒処分を下す前に、注意指導記録を確認しましょう。注意指導記録とは、遅刻をした日付や理由、指導内容などの記録です。
注意指導記録があることで、「そんな指導は受けていない」などと反発されてトラブルになるのを防ぎやすくなります。
就業規則・雇用契約を確認する
雇用契約書や就業規則を確認し、懲戒事由のなかに遅刻に関する項目の定めがあるかも確認しましょう。
雇用契約書や就業規則は企業と社員の双方が保管するものなので、「そんな規則は知らない」と反発されるのを防止できます。
段階を踏んで懲戒処分を行う
懲戒処分には段階があり、徐々に処分を重くする必要があります。懲戒処分の段階は下記の通りです。
・戒告・譴責（けんせき）：口頭や書面で注意する
・出勤停止・減給：社員の就労を一定期間停止する、または労働基準法の「ノーワーク・ノーペイの原則」に則り遅刻した時間は働いていない時間として給与を差し引く
・懲戒解雇：問題を起こした社員を解雇する
なお、遅刻が理由での懲戒解雇はほとんどみられません。遅刻がかなり多い場合でも、依頼退職や通常の解雇で処理するのが一般的です。
また、上記以外の処分が定められているケースもあるので、勤務先の規則を確認しましょう。
まとめ
遅刻を繰り返すのは、本人の性格・性質によるところもあります。頭ごなしに叱っても解決できないケースが多く、ハラスメントになるおそれもあるので、今回解説した内容を参考に適切に対処しましょう。
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