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OJTの課題とは
OJTは職場で実際の業務をやりながら仕事を覚えてもらう教育方法です。仕事を教えるのは職場の上司や先輩であるため、人材育成にかかる費用はありません。
また、実際の業務に沿って教育を進めるため、即戦力となる人材が育ちやすいともいわれています。
ではなぜ、OJTの活用に悩みを抱えている企業がいるのでしょうか。ここでは、OJTの課題について解説していきます。
計画通りに進まない
OJTでは、研修期間と教える業務内容を事前に設定します。しかし、仕事を覚えるスピードは一人ひとり異なるため、計画通りに進まないことも珍しくありません。また、業務自体にスケジュール変更が起きる場合もあるでしょう。
計画通りにOJTを進めるために現状を無視した指導を行っても、新人教育がうまくいかないばかりか、現場の混乱を招きかねません。
OJTは計画通りに進まないことも想定した上で、余裕をもたせた計画を立てたり、状況が変わったときの対応策を考えたりする必要があります。
担当者によってばらつきがある
OJTでは、職場の上司や先輩が新人教育を行います。OJTを担当する社員の中には、人に教えることが苦手な人もいるでしょう。
そのため、同じようなスキルをもった新人同士でも、担当する社員の指導内容によって、OJTの成果にばらつきが生じてしまうのです。
OJTの成果を一定にするためには、担当する社員へのサポートがかかせません。OJTの進め方について相談できたり、担当者同士で情報を共有できたりする体制を整える必要があるでしょう。
担当者の業務に負担がかかる
OJTは通常の業務と並行して新人教育を実施します。そのため、担当者は自身の仕事と新人への指導を両立させなければなりません。
また研修期間が事前に設定されているため、担当者はOJTの進捗にも気を配らなければならず、精神的な負担も大きくなってしまうのです。
担当者への負担を軽減させるためには、通常業務と時間をわけて新人への指導を行ったり、既存の社員で業務を分担したりするなどの配慮が必要といえるでしょう。
全体像が伝わりにくい
OJTでは与えられた業務をこなすことで仕事を覚えるため、仕事の全体像が伝わりにくい場合があります。
そのため、一つひとつの業務はできるようになっても、業務同士の関わりを意識しながら仕事をするスキルが育ちにくいのです。
広い視野をもった人材へと育成するためには、OJTだけでなくOFFJTも活用しながら新人教育を行う必要があります。
OFFJTとは「Off The Job Training」のことで、外部講師による研修やセミナーを受講することです。業務に関わる専門的な知識を順序よく学べ、全体像を把握できるようになるため、OJTで身につけたスキルも生かせるようになるでしょう。
OJTに向いていない業務もある
案件ごとに作業内容や進め方が異なる業務や、その場の状況で対応が変化するような特殊な業務はOJTに向いていません。
定められた研修期間の中では、覚えられる仕事の量に限りがあるからです。また経験を要する仕事は、教えられる人も限定されてしまうでしょう。
逆に、すでにやり方が決まっている業務や、マニュアルどおりに進められる業務はOJTに向いています。イレギュラーな対応が発生しない業務は、教える側のスキルにばらつきがあっても、OJTの成果に影響を及ぼしません。
さらに作業フローやチェックシートが整備されていれば、業務を担当している社員ならば誰でも仕事を教えられるようになるため、通常の業務と平行してOJTを実施しやすくなるでしょう。
OJTの課題を解決するには
現場の社員が新人教育を担当するOJT。研修コストを抑えられる反面、通常の業務との兼ね合いや担当者のスキルによって成果にばらつきが生じやすい一面があります。
しかし、即戦力となる人材を育成するためにOJTの実施がかかせない企業もありますよね。
OJTの課題を解決し、人材育成を成功させるためには、どのような方法があるのでしょうか。
OJTに合う業務か考える
先ほどもお伝えしたように、OJTには向いている業務と向いていない業務があります。そのためOJTを実施する場合は、OJTに適した業務であるかを判断するようにしましょう。
OJTに適した業務の見極め方は、その業務が暗黙知か形式知のどちらに当てはまっているかを判断します。
暗黙知の業務は、経験や知識を必要とする業務です。マニュアルとして言語化できない業務は、現場で上司や先輩のやり方を見て学べるOJTが最適といえます。
ただし、研修期間内に習得できないような業務や、突発的な対応を要する業務はOJTには向いていませんので、実施する業務の振り分けを行いましょう。
形式知の業務は、業務内容を資料やマニュアルにまとめられる業務のことです。資料やマニュアルにしたがって進められる業務は、OFFJTを活用した方が効率良く新人教育を行える場合もあります。
しかし、どの業務もはじめからスムーズにこなせる人はいないので、現場の上司や先輩の指導、サポートも忘れないようにしましょう。
経験をこなしてスキルを取得したり、上司や先輩のやり方から実践で使える知識を学んだり、OJTでしか新人教育を行えない業務もたくさんあります。
OJTを実施する場合は、通常の業務との兼ね合いや教える側の業務負担も考慮した上で計画を立てることも重要です。
向いている業務を見極め、無理のないスケジューリングで実施できれば、OJTの利点を最大限に生かせるようになるでしょう。
担当者の教育スキルをつける
OJTの成果を均一にするためには、担当者の教育スキルを向上させる必要があります。つまり、担当者に教え方の技術を身につけてもらうのです。
担当者が身につけるべき教育スキルには、以下のようなものがあります。
・ティーチングスキル
・コーチングスキル
・伝え方
ティーチングスキルは仕事を教える技術です。仕事のやり方を教えるだけではなく、適切なフィードバックもできるようになるためにスキルを磨きます。
コーチングスキルは教える相手を自立させるための技術です。仕事を覚えた新人がスムーズにひとり立ちできるように見守るスキルを身につけておきましょう。
新人教育では伝え方もおろそかにできません。教わる側のモチベーションを低下させないために、相手を否定したり比較したりしない指導方法を身につける必要があります。
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担当者以外に相談できる人を置く
どのような業務でも、一度教えてすぐにできるようになる人はいません。何度も繰り返し業務をこなし、わからないところは質問しながら少しずつ仕事を覚えていきます。
しかし、仕事を教えてくれる担当者が忙しかったり、質問しづらい雰囲気をもっていたりすると、新人は質問や相談ができなくなってしまうでしょう。
担当者に質問や相談ができなくなると、仕事を覚えられないだけでなく、会社になじめずに離職してしまう可能性も高くなります。
このような状況を防ぐためにも、わからないことがあれば担当者以外の社員にも相談できる体制を整えておくことが重要です。
会社に慣れていない新人の方にとって、担当者以外にも相談できる社員がいることは大きな安心材料になります。
また担当者側としても、自分以外に仕事を教えてくれる人がいれば通常の業務との兼任もしやすくなるため、OJTを進めやすくなるでしょう。
まとめ
OJTの抱える課題とその解決方法について紹介してきました。
現場の上司や先輩が指導を行うOJTでは、計画通りに研修を進められなかったり担当者の業務負担が増えてしまったりする場合があります。
OJTを成功させるためには、向いている業務の見極めを行い、担当者の教育スキルの向上を図ることが重要なポイントです。
TBLでは企業サポートの一環として部下の育成サポートサービスを実施しています。心理学のメソッドでロジカルに学べる研修は、OJTの課題解決に大きく役立てられるでしょう。
現状のOJTでは十分な新人教育を実施できないと感じている経営者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。